Takimet janë një mjet i fuqishëm që shpesh nënvlerësohet dhe përdoret gabimisht. Sipas statistikave, të informuar nga kompania amerikane Infocomm, 50% e kohës së takimit është e humbur. Në vend të krijimit të dukshmërisë së punës në një takim, vetëm një orë mund të diskutojë të gjitha planet për javën e ardhshme. Ne ju mësojmë shtatë zakone të dobishme që do të ndihmojnë në arritjen e përfitimeve praktike nga takimet:
1. Bëni një axhendë me shkrim paraprakisht. Planifikimi i takimeve ndihmon për të shkruar çështjet aktuale të punës dhe nënparagrafët tek ata, alokojnë kohë për të diskutuar të gjithë. Përgatitja në kohë ju jep mundësinë për të përmbledhur statistikat, llogarisni kostot dhe duke u bazuar në to për të formuar një rreth diskutimi.
Sigurohuni që të gjithë bosët do të jenë të pranishëm
Foto: Unspreh.com.
2. Shfletoni listën e pjesëmarrësve. Konsideroni se kush nga kolegët shkuan në një udhëtim biznesi, shkoi me pushime ose u sëmur. Është veçanërisht e rëndësishme të sigurohet në praninë në mbledhjen e ardhshme të krerëve të departamenteve. Është e nevojshme të mos kalojmë kohë për të diskutuar çështje që nuk mund të zgjidhen pa pëlqimin e udhëheqjes.
3. Menaxhoni mbledhjen deri në orën. Plani i përpiluar do t'ju ndihmojë të mos jeni të hutuar dhe të mos shtrini takimin për disa orë. Është më mirë të vendosni një timer në një smartphone që do të sinjalizojë kohën e mbetur për një diskutim. Paralajmërojnë se sa kohë është për fjalimin e çdo takimi të takimit.
4. Përdorni fjalën "ndalim" për të kontrolluar diskutimet jashtë temës. Bisedoni me pyetje personale që nuk prekin temën e takimit. Mos ngurroni të ndaloni, duke e paralajmëruar atë për largimin nga tema. Koha është me vlerë të parave, kështu që mos e humbni atë më kot.
5. Përgatitni sende dhe vendime të rëndësishme. Së bashku me planin, përbëjnë dokumente zyrtare duke paralajmëruar për ndryshimet emergjente në punën e kompanisë. Printoni në shembull për çdo mbledhje të takimit. Në një formë vizuale, informacioni i perceptuar është shumë më i përshtatshëm se dëgjimi. Njerëzit do të kenë mundësinë të shkruajnë shënime për artikujt e rinj, për të ri-lexuar më vonë informacionin në një atmosferë të relaksuar.
Shkruani të dhënat duke bërë një abstrakt të fjalimeve
Foto: Unspreh.com.
6. Bëni shënime për veten tuaj. Mos mësoni nga puna edhe në takim. Përshkruani fjalimin e pjesëmarrësve të tjerë, të nxjerrë në pah artikujt kryesorë në shënuesin ose dorezat e ngjyrave, në mënyrë që të ishte më i përshtatshëm për të kandiduar nëpër sytë abstrakt më vonë. Informacione veçanërisht të rëndësishme, shkruani në ngjitësit ngjitës për t'i përmbajtur më vonë në kompjuterin ose desktopin tuaj. Afatet dhe datat e rëndësishme vendosen menjëherë në kalendarin e smartphone dhe vënë një kujtesë për ta.
7. Kini kujdes për rezultatet. Pas takimit, kontrolloni përmbushjen e angazhimeve të specifikuara në të. Mos lini gjithçka për ndërgjegjen e kokat dhe vartësit e tyre. Udhëheqësi kompetent është truri i kompanisë që kontrollon të gjitha departamentet, dhe jo vetëm aktivitetet e saj.