Mesyuarat adalah alat yang berkuasa yang sering diremehkan dan digunakan secara tidak betul. Menurut statistik, dimaklumkan oleh syarikat Amerika Infocomm, 50% masa mesyuarat dibazirkan. Daripada mewujudkan keterlihatan kerja pada mesyuarat, hanya satu jam boleh membincangkan semua rancangan untuk minggu akan datang. Kami mengajar anda tujuh tabiat berguna yang akan membantu mencapai manfaat praktikal dari mesyuarat:
1. Buat agenda bertulis terlebih dahulu. Perancangan mesyuarat membantu menulis isu kerja semasa dan subperenggan kepada mereka, memperuntukkan masa untuk membincangkan semua orang. Penyediaan tepat pada masanya memberi anda peluang untuk meringkaskan statistik, mengira kos dan berdasarkan kepada mereka untuk membentuk bulatan perbincangan.
Pastikan semua bos akan hadir
Foto: Unsplash.com.
2. Semak imbas senarai peserta. Pertimbangkan siapa dari rakan sekerja pergi dalam perjalanan perniagaan, pergi bercuti atau jatuh sakit. Adalah sangat penting untuk memastikan kehadiran di masa depan mesyuarat ketua-ketua jabatan. Adalah perlu untuk tidak menghabiskan masa untuk membincangkan isu-isu yang tidak dapat diselesaikan tanpa persetujuan kepimpinan.
3. Mengurus koleksi pada jam. Pelan yang disusun akan membantu anda untuk tidak terganggu dan tidak meregangkan mesyuarat selama beberapa jam. Adalah lebih baik untuk meletakkan pemasa pada telefon pintar yang akan memberi isyarat masa yang tinggal untuk perbincangan. Amaran berapa banyak masa untuk ucapan setiap mesyuarat mesyuarat.
4. Gunakan perkataan "berhenti" untuk mengawal perbincangan di luar topik. Bercakap dengan soalan peribadi yang tidak menyentuh topik mesyuarat. Jangan ragu untuk berhenti diberitahu, memberi amaran tentang keberangkatan dari topik itu. Masa adalah bernilai wang, jadi jangan buanglah dengan sia-sia.
5. Sediakan perkara penting dan keputusan. Bersama-sama dengan rancangan itu, membuat dokumen rasmi memberi amaran tentang perubahan kecemasan dalam kerja syarikat. Cetak pada contoh bagi setiap mesyuarat mesyuarat. Dalam bentuk visual, melihat maklumat jauh lebih mudah daripada pendengaran. Orang ramai akan berpeluang menulis nota kepada barangan baru, kemudian membaca semula maklumat dalam suasana yang santai.
Masukkan rekod dengan membuat ucapan abstrak
Foto: Unsplash.com.
6. Buat nota untuk diri sendiri. Jangan belajar dari kerja walaupun pada mesyuarat. Gariskan ucapan peserta lain, menyerlahkan item utama kepada penanda atau pemegang warna, supaya lebih mudah untuk dijalankan melalui mata abstrak kemudian. Terutamanya maklumat penting, tulis pada pelekat pelekat untuk melekatkannya kemudian pada komputer atau desktop anda. Tarikh akhir dan tarikh penting diletakkan segera ke kalendar telefon pintar dan meletakkan peringatan kepada mereka.
7. Berhati-hati untuk hasilnya. Selepas mesyuarat itu, mengawal pemenuhan komitmen yang dinyatakan di atasnya. Jangan biarkan segala-galanya untuk hati nurani kepala dan bawahan mereka. Pemimpin yang kompeten adalah otak syarikat yang mengawal semua jabatan, dan bukan sahaja kegiatannya.