Fundir eru öflugt tól sem eru oft vanmetin og notuð rangt. Samkvæmt tölfræði, upplýst af American Company InfoComm, er 50% af fundartímanum sóun. Í stað þess að skapa sýnileika vinnu á fundi, getur aðeins rætt um allar áætlanir um framtíðarvikuna. Við kennum þér sjö gagnlegar venjur sem hjálpa til við að ná hagnýtum ávinningi af fundum:
1. Gerðu skriflega dagskrá fyrirfram. Fundur áætlanagerð hjálpar til við að skrifa niður núverandi vinnuvandamál og undirgreinar til þeirra, úthluta tíma til að ræða alla. Tímabær undirbúningur gefur þér tækifæri til að draga saman tölfræði, reikna út kostnaðinn og byggjast á þeim til að mynda umræðuhring.
Gakktu úr skugga um að allir yfirmenn verði til staðar
Mynd: Unsplash.com.
2. Skoðaðu lista yfir þátttakendur. Íhugaðu hver frá samstarfsmönnum fór í viðskiptaferð, fór í frí eða varð veikur. Það er sérstaklega mikilvægt að ganga úr skugga um í návist í framtíðinni fundi deildarstjóra. Nauðsynlegt er að eyða ekki tíma í að ræða mál sem ekki er hægt að leysa án samþykkis forystu.
3. Stjórna safninu eftir klukkustundinni. Samanlagður áætlun mun hjálpa þér að vera ekki annars hugar og ekki teygja fundinn í nokkrar klukkustundir. Það er betra að setja tímamælir á snjallsíma sem mun merkja tímann sem eftir er til umræðu. Varið hversu mikinn tíma er fyrir ræðu hvers fundar fundarins.
4. Notaðu orðið "Stop" til að stjórna umræðum utan efnisins. Talaðu við persónulegar spurningar sem ekki snerta málið á fundinum. Ekki hika við að hætta að segja, viðvörun um brottför frá efni. Tími er þess virði, svo ekki sóa því til einskis.
5. Undirbúa mikilvæg atriði og ákvarðanir. Saman með áætluninni, gerðu opinber skjöl viðvörun um neyðarbreytingar í starfi félagsins. Prenta á dæmi fyrir hvern fund fundarins. Í sjónrænu formi er skynja upplýsingar miklu þægilegra en að heyra. Fólk mun hafa tækifæri til að skrifa athugasemdir við nýjar vörur, til að lesa síðar upplýsingarnar í afslappaðri andrúmslofti.
Sláðu inn skrárnar með því að draga úr ræðum
Mynd: Unsplash.com.
6. Gerðu minnismiða fyrir sjálfan þig. Lærðu ekki frá vinnu, jafnvel á fundinum. Skýrðu ræðu annarra þátttakenda, varpa ljósi á helstu atriði í merkið eða litahandföng, þannig að það væri þægilegra að hlaupa í gegnum abstrakt augu síðar. Sérstaklega mikilvægar upplýsingar, skrifa á lím límmiða til að halda þeim síðar á tölvunni þinni eða skjáborðinu. Frestar og mikilvægar dagsetningar settu strax í dagatal snjallsímans og settu áminningu um þau.
7. Horfa á niðurstöðurnar. Eftir fundinn, stjórnaðu því að fullnægja skuldbindingum sem tilgreindar eru á því. Skildu ekki allt til samvisku höfuðsins og undirmanna þeirra. Lögbær leiðtogi er heilinn í félaginu sem stjórnar öllum deildum og ekki aðeins starfsemi þess.