సమావేశాలు తరచుగా తక్కువ అంచనా మరియు తప్పుగా ఉపయోగించబడతాయి ఒక శక్తివంతమైన సాధనం. అమెరికన్ కంపెనీ ఇన్ఫోకామ్కు చెందిన గణాంకాల ప్రకారం, సమావేశం సమయం 50% వృధా అవుతుంది. ఒక సమావేశంలో పని యొక్క దృశ్యమానతను సృష్టించటానికి బదులుగా, భవిష్యత్ వారంలో అన్ని ప్రణాళికలను కేవలం ఒక గంట చర్చించగలదు. సమావేశాల నుండి ఆచరణాత్మక ప్రయోజనాలను సాధించడంలో సహాయపడే ఏడు ఉపయోగకరమైన అలవాట్లను మేము మీకు బోధిస్తాము:
1. ముందుగానే వ్రాసిన అజెండా చేయండి. సమావేశ ప్లానింగ్ ప్రస్తుత పని సమస్యలు మరియు వాటిని subparagraphs వ్రాసి సహాయపడుతుంది, ప్రతి ఒక్కరూ చర్చించడానికి సమయం కేటాయించండి. సకాలంలో తయారీ మీరు గణాంకాలను సంగ్రహించడానికి అవకాశం ఇస్తుంది, ఖర్చులు లెక్కించేందుకు మరియు చర్చల ఒక సర్కిల్ ఏర్పాటు వాటిని ఆధారంగా.
అన్ని ఉన్నతాధికారులు ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోండి
ఫోటో: unsplash.com.
2. పాల్గొనే జాబితాను బ్రౌజ్ చేయండి. సహోద్యోగుల నుండి ఒక వ్యాపార పర్యటనలో ఎవరు వెళ్లి, సెలవులో పాల్గొన్నారు లేదా అనారోగ్యంతో పడింది. విభాగాల తలల సమావేశంలో ఉనికిలో ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోవడం చాలా ముఖ్యం. నాయకత్వం యొక్క సమ్మతి లేకుండా పరిష్కరించలేని సమస్యలను చర్చించడానికి సమయం గడపడం అవసరం.
3. గంట ద్వారా సేకరణను నిర్వహించండి. సంకలనం ప్రణాళిక మీరు పరధ్యానంలో మరియు అనేక గంటలు సమావేశం చాచు లేదు సహాయం చేస్తుంది. ఒక చర్చ కోసం మిగిలి ఉన్న సమయాన్ని సూచించే స్మార్ట్ఫోన్లో ఒక టైమర్ను ఉంచడం మంచిది. సమావేశం ప్రతి సమావేశం ప్రసంగం ఎంత సమయం అని హెచ్చరించండి.
4. విషయం వెలుపల చర్చలను నియంత్రించడానికి "STOP" ను ఉపయోగించండి. సమావేశం యొక్క అంశాన్ని తాకని వ్యక్తిగత ప్రశ్నలతో మాట్లాడండి. టాపిక్ నుండి నిష్క్రమణ గురించి హెచ్చరించడం, చెప్పడానికి సంకోచించకండి. సమయం డబ్బు విలువ, కాబట్టి ఫలించలేదు అది వృధా లేదు.
5. ముఖ్యమైన అంశాలు మరియు నిర్ణయాలు సిద్ధం. ప్రణాళికతో కలిసి, సంస్థ యొక్క పనిలో అత్యవసర మార్పుల గురించి హెచ్చరికను అధికారిక పత్రాలు తయారు చేస్తాయి. సమావేశం ప్రతి సమావేశానికి ఉదాహరణకు ముద్రించండి. ఒక దృశ్య రూపంలో, అవగాహన సమాచారం వినడం కంటే మరింత సౌకర్యవంతంగా ఉంటుంది. ప్రజలు కొత్త అంశాలకు నోట్స్ రాయడానికి అవకాశం ఉంటుంది, తరువాత ఒక రిలాక్స్డ్ వాతావరణంలో సమాచారాన్ని తిరిగి చదవడానికి.
ప్రసంగాలను వియుక్తంగా చేయడం ద్వారా రికార్డులను నమోదు చేయండి
ఫోటో: unsplash.com.
6. మీ కోసం గమనికలు చేయండి. సమావేశంలో కూడా పని నుండి నేర్చుకోకండి. ఇతర పాల్గొనేవారి ప్రసంగం వివరించండి, మార్కర్ లేదా రంగు నిర్వహిస్తుంది ప్రధాన అంశాలను హైలైట్, కాబట్టి అది తరువాత నైరూప్య కళ్ళు ద్వారా అమలు మరింత సౌకర్యవంతంగా ఉంటుంది. ముఖ్యంగా ముఖ్యమైన సమాచారం, మీ కంప్యూటర్ లేదా డెస్క్టాప్ తరువాత వాటిని కర్ర అంటుకునే స్టిక్కర్లపై వ్రాయండి. గడువు మరియు ముఖ్యమైన తేదీలు స్మార్ట్ఫోన్ యొక్క క్యాలెండర్ వెంటనే ఉంచండి మరియు వాటిని ఒక రిమైండర్ ఉంచండి.
7. ఫలితాల కోసం చూడండి. సమావేశం తరువాత, దానిపై పేర్కొన్న కట్టుబాట్లను నెరవేర్చుట నియంత్రించండి. తలలు మరియు వారి సహచరుల మనస్సాక్షికి ప్రతిదీ వదిలివేయవద్దు. సమర్థ నాయకుడు అన్ని విభాగాలను నియంత్రిస్తున్న సంస్థ యొక్క మెదడు, మరియు దాని కార్యకలాపాలు మాత్రమే.