Möten är ett kraftfullt verktyg som ofta underskattas och används felaktigt. Enligt statistiken, informerad av det amerikanska företaget Infocomm, är 50% av mötetiden bortkastad. I stället för att skapa synlighet på ett möte, kan bara en timme diskutera alla planer för den framtida veckan. Vi lär dig sju användbara vanor som kommer att bidra till att uppnå praktiska fördelar från möten:
1. Gör en skriftlig agenda i förväg. Mötesplanering bidrar till att skriva ned nuvarande arbetsproblem och styckena till dem, fördela tid för att diskutera alla. Tidig förberedelse ger dig möjlighet att sammanfatta statistiken, beräkna kostnaderna och baseras på dem för att bilda en cirkel av diskussion.
Se till att alla chefer kommer att vara närvarande
Foto: Unsplash.com.
2. Bläddra i listan över deltagare. Tänk på vem från kollegor gick på affärsresa, gick på semester eller föll sjuk. Det är särskilt viktigt att se till i närvaro i det framtida mötena i avdelningscheferna. Det är nödvändigt att inte spendera tid på att diskutera problem som inte kan lösas utan ledarskapets samtycke.
3. Hantera samlingen per timme. Den sammanställda planen hjälper dig att inte vara distraherad och inte sträcka mötet i flera timmar. Det är bättre att sätta en timer på en smartphone som kommer att signalera tiden som återstår för en diskussion. Varna hur mycket tid är för talet av varje möte i mötet.
4. Använd ordet "Stopp" för att styra diskussioner utanför ämnet. Prata med personliga frågor som inte rör om ämnet i mötet. Känn dig fri att sluta, varna det om avgången från ämnet. Tiden är värt pengarna, så slösa inte det förgäves.
5. Förbered viktiga saker och beslut. Tillsammans med planen skapar du officiella dokument som varnar om nödförändringar i bolagets arbete. Skriv ut på förekomsten för varje möte i mötet. I en visuell form är uppfattningsinformation mycket bekvämare än att höra. Människor får möjlighet att skriva anteckningar till nya saker, för att senare läsa informationen i en avslappnad atmosfär.
Ange posterna genom att göra en abstrakt av tal
Foto: Unsplash.com.
6. Gör anteckningar för dig själv. Lär dig inte av jobbet även vid mötet. Beskriv Tal av andra deltagare, markera de viktigaste föremålen till markören eller färghandtagen, så att det var mer bekvämt att springa genom de abstrakta ögonen senare. Särskilt viktig information, skriv på limet klistermärken för att hålla dem senare på datorn eller skrivbordet. Deadlines och viktiga datum sätter omedelbart till smarttelefonens kalender och lägger en påminnelse om dem.
7. Se upp för resultaten. Efter mötet, kontrollera uppfyllandet av de åtaganden som anges på den. Lämna inte allt till samvete av huvuden och deras underordnade. Den behöriga ledaren är hjärnan i det företag som styr alla avdelningar, och inte bara dess verksamhet.