Сустрэчы з'яўляюцца магутным інструментам, які часта недаацэньваюць і няправільна выкарыстоўваюць. Па статыстыцы, падведзенай амерыканскай кампаніяй INFOCOMM, 50% часу сходу траціцца марна. Замест таго, каб ствараць бачнасць працы на нарадзе, літаральна за гадзіну можна абмеркаваць усе планы на наступны тыдзень. Вучым вас сямі карысным звычкам, якія дапамогуць дамагчыся практычнай карысці ад нарад:
1. Загадзя складзіце пісьмовую парадак дня. Планаванне нарады дапамагае выпісаць бягучыя працоўныя пытанні і падпункты да іх, вылучыць час на абмеркаванне кожнага. Своечасовая падрыхтоўка дае вам магчымасць падвесці статыстыку, падлічыць выдаткі і на іх аснове сфарміраваць круг абмеркавання.
Пераканайцеся, што ўсе начальнікі будуць прысутнічаць
Фота: unsplash.com
2. Праглядзіце спіс удзельнікаў. Улічыце, хто з калегаў з'ехаў у камандзіроўку, выйшаў у адпачынак або захварэў. Асабліва важна пераканацца ў прысутнасці на будучыні нарадзе начальнікаў аддзелаў. Гэта трэба, каб не марнаваць час на абмеркаванне пытанняў, якія не могуць вырашыцца без згоды кіраўніцтва.
3. Кіруйце сходам па гадзінах. Складзены план дапаможа вам не адцягвацца і не расцягваць сход на некалькі гадзін. Лепш паставіць таймер на смартфоне, які будзе сігналізаваць аб пакінутым на абмеркаванне часу. Папярэджвайце, колькі часу ёсць для выступу кожнага ўдзельніка сходу.
4. Выкарыстоўвайце слова "стоп" для кіравання абмеркаваннямі па-за тэмай. Размаўляць на асабістыя пытанні, не датычныя тэмы нарады, не варта. Не саромейцеся спыняць прамоўцу, папярэджваючы яго аб адыходжанні ад тэмы. Час каштуе грошай, так што не марнуйце яго дарма.
5. Падрыхтуйце важныя пункты і рашэнні. Разам з планам складзіце афіцыйныя дакументы, папераджальныя аб хуткіх зменах у працы кампаніі. Раздрукуйце па экзэмпляры на кожнага ўдзельніка нарады. У нагляднай форме ўспрымаць інфармацыю нашмат зручней, чым на слых. У людзей будзе магчымасць напісаць нататкі да новых пунктах, каб пазней перачытаць інфармацыю ў спакойнай абстаноўцы.
Вядзіце запісы, робячы канспект выступленняў
Фота: unsplash.com
6. Рабіце нататкі для сябе. Не ўхіляўся ад працы нават на нарадзе. Канспектуюць гаворка іншых удзельнікаў, вылучайце маркерам або каляровымі ручкамі асноўныя пункты, каб пазней было зручней прабегчыся вачыма па канспекце. Асабліва важную інфармацыю запісвайце на клейкіх сьцікеры, каб пазней наляпіць іх на кампутар або працоўны стол. Дэдлайн і важныя даты ўносіце адразу ў каляндар смартфона і стаўце напамін пра іх.
7. Сачыце за вынікамі. Пасля нарады кантралюйце выкананне абумоўленых на ім абавязацельстваў. Не пакідайце усё на сумленне начальнікаў і іх падначаленых. Пісьменны кіраўнік - мозг кампаніі, які кантралюе ўсе аддзелы, а не толькі сваю дзейнасць.