الاجتماعات هي أداة قوية غالبا ما يتم التقليل منها واستخدامها بشكل غير صحيح. وفقا للإحصاءات، أبلغت الشركة الأمريكية InfoComm، 50٪ من وقت الاجتماع. بدلا من إنشاء رؤية العمل في اجتماع، يمكن لمدة ساعة فقط مناقشة جميع الخطط للأسبوع المستقبلي. نحن نعلمك سبع عادات مفيدة تساعد في تحقيق فوائد عملية من الاجتماعات:
1. تقديم جدول أعمال كتابي مقدما. يساعد تخطيط الاجتماع في كتابة قضايا العمل الحالية والفقرات الفرعية لهم، ويخصص وقتا لمناقشة الجميع. يمنحك التحضير في الوقت المناسب الفرصة لتلخيص الإحصاءات، وحساب التكاليف واستنادا إليها لتشكيل دائرة من المناقشة.
تأكد من أن جميع الرؤساء سيكونون حاضرين
الصورة: غير ملمس.
2. تصفح قائمة المشاركين. النظر في من ذهبوا من الزملاء في رحلة عمل، ذهبوا في إجازة أو تعطلوا. من المهم بشكل خاص التأكد من وجوده في الاجتماع المقبل لرؤساء الأقسام. من الضروري عدم قضاء بعض الوقت في مناقشة القضايا التي لا يمكن حلها دون موافقة القيادة.
3. إدارة المجموعة بالساعة. ستساعدك الخطة المترجمة في عدم انتباهك وعدم امتداد الاجتماع لعدة ساعات. من الأفضل وضع مؤقت على الهاتف الذكي الذي يشير إلى الوقت المتبقي لمناقشة. تحذير كم من الوقت لنصف كل اجتماع للاجتماع.
4. استخدم كلمة "توقف" للتحكم في المناقشات خارج الموضوع. تحدث إلى الأسئلة الشخصية التي لا تلمس موضوع الاجتماع. لا تتردد في التوقف عن إخبارها، تحذرها عن المغادرة من الموضوع. الوقت يستحق المال، لذلك لا تضيعها دون جدوى.
5. إعداد العناصر والقرارات الهامة. جنبا إلى جنب مع الخطة، تشكل الوثائق الرسمية تحذير حول التغييرات في حالات الطوارئ في عمل الشركة. طباعة على سبيل المثال لكل اجتماع للاجتماع. في شكل مرئي، فإن المعلومات الإدراكية أكثر ملاءمة بكثير من السمع. سيكون لدى الناس الفرصة لكتابة ملاحظات عناصر جديدة، لإعادة قراءة المعلومات لاحقا في جو مريح.
أدخل السجلات عن طريق إصدار مختصات الخطب
الصورة: غير ملمس.
6. تقديم ملاحظات لنفسك. لا تتعلم من العمل حتى في الاجتماع. حدد خطاب المشاركين الآخرين، أو أبرز العناصر الرئيسية إلى العلامة أو المقابض الملونة، بحيث كان أكثر ملاءمة للتشغيل من خلال عيون مجردة في وقت لاحق. معلومات مهمة خاصة، والكتابة على الملصقات اللاصقة لتلتصق بها لاحقا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو سطح المكتب. المواعيد النهائية والتواريخ المهمة وضعت على الفور إلى تقويم الهاتف الذكي ووضع تذكير بها.
7. احترس من النتائج. بعد الاجتماع، السيطرة على الوفاء بالالتزامات المحددة على ذلك. لا تترك كل شيء على ضمير الرؤوس والمرؤوسين. الزعيم المختص هو دماغ الشركة التي تسيطر على جميع الأقسام، وليس فقط أنشطتها.