Срещите са мощен инструмент, който често се подценява и използва неправилно. Според статистиката, информирана от американската компания InfoComm, 50% от времето за срещи се губи. Вместо да създават видимостта на работата на среща, само един час може да обсъди всички планове за бъдещата седмица. Ние ви преподаваме седем полезни навици, които ще помогнат за постигане на практически ползи от срещите:
1. Направете предварително писмено дневен ред. Планирането на срещата помага да се запишат текущите работни въпроси и алинеи за тях, разпределят време за обсъждане на всички. Навременното подготовка ви дава възможност да обобщите статистиката, да изчислите разходите и въз основа на тях да формират кръг от дискусия.
Уверете се, че всичките шефове ще присъстват
Снимка: Unsplash.com.
2. Разгледайте списъка на участниците. Помислете кой от колегите отиде на бизнес пътуване, отиде на почивка или се разболя. Особено важно е да се гарантира в присъствието в бъдещата среща на ръководителите на отделите. Необходимо е да не се прекарват времето за обсъждане на въпроси, които не могат да бъдат решени без съгласието на ръководството.
3. Управлявайте колекцията по час. Компилираният план ще ви помогне да не се разсейвате и да не разтягате срещата в продължение на няколко часа. По-добре е да поставите таймер на смартфон, който ще сигнализира за оставането на времето за дискусия. Предупреждава колко време е за речта на всяка среща на срещата.
4. Използвайте думата "спиране", за да контролирате дискусиите извън темата. Говорете с лични въпроси, които не докосват темата на срещата. Чувствайте се свободни да спрете, предупреждавайки го за заминаването от темата. Времето си струва парите, така че не го губете напразно.
5. Подгответе важни елементи и решения. Заедно с плана, съставляват официални документи, предупреждаващи за извънредни промени в работата на компанията. Печат върху инстанцията за всяка среща на срещата. В визуална форма, възприемането на информация е много по-удобно от слуха. Хората ще имат възможност да пишат бележки към новите елементи, по-късно да прочетете отново информацията в спокойна атмосфера.
Въведете записите, като направите резюме на изказванията
Снимка: Unsplash.com.
6. Направете бележки за себе си. Не се учат от работа дори на срещата. Очертайте речта на други участници, маркирайте основните елементи на маркер или цветни дръжки, така че да е по-удобно да се движат през абстрактните очи по-късно. Особено важна информация, напишете на лепилните стикери, за да ги залепите по-късно на компютъра или работния плот. Сроковете и важните дати се поставят незабавно на календара на смартфона и поставете напомняне за тях.
7. Внимавайте за резултатите. След срещата контролира изпълнението на посочените по ангажименти. Не оставяйте всичко за съвестта на главите и техните подчинени. Компетентният лидер е мозъкът на дружеството, който контролира всички отдели, а не само неговите дейности.