Kunvenoj estas potenca ilo ofte subtaksita kaj uzata malĝuste. Laŭ statistikoj, informitaj de la usona kompanio Infocomm, 50% de la kunvenejo estas malŝparita. Anstataŭ krei la videblecon de laboro ĉe renkontiĝo, nur unu horo povas diskuti ĉiujn planojn por la estonta semajno. Ni instruas al vi sep utilajn kutimojn, kiuj helpos atingi praktikajn avantaĝojn de kunvenoj:
1. Antaŭe faru skriban tagordon. Interŝanĝanta planado helpas skribi aktualajn laborajn aferojn kaj subparagrafojn al ili, asigni tempon por diskuti ĉiujn. Oportuna preparado donas al vi la okazon resumi la statistikojn, kalkuli la kostojn kaj bazitajn sur ili por formi cirklon de diskuto.
Certigu, ke ĉiuj estroj ĉeestos
Foto: Unsplash.com.
2. Foliumi la liston de partoprenantoj. Konsideru, kiu de kolegoj iris al komerca vojaĝo, iris ferie aŭ malsaniĝis. Estas speciale grave certigi en la ĉeesto en la estonta renkontiĝo de la kapoj de fakoj. Estas necese ne pasigi tempon pri diskutado pri aferoj, kiujn oni ne povas solvi sen la konsento de la gvidado.
3. Administri la kolekton laŭ la horo. La kompilita plano helpos vin ne esti distrita kaj ne streĉi la kunvenon dum pluraj horoj. Estas pli bone meti tempigilon pri smartphone kiu signos la tempon restanta por diskuto. Averti kiom da tempo estas por la parolado de ĉiu kunveno de la kunveno.
4. Uzu la vorton "halti" por kontroli diskutojn ekster la temo. Parolu al personaj demandoj, kiuj ne tuŝas la temon de la kunveno. Bonvolu ĉesi diri, avertante ĝin pri la foriro de la temo. La tempo valoras la monon, do ne malŝparu ĝin vane.
5. Preparu gravajn aĵojn kaj decidojn. Kune kun la plano, konsistigas oficialajn dokumentojn avertante pri krizaj ŝanĝoj en la laboro de la kompanio. Presi la ekzemplon de ĉiu kunveno de la kunveno. En vida formo, perceptas informojn estas multe pli konvena ol aŭdo. Homoj havos la okazon skribi notojn al novaj aĵoj, por poste relegi la informojn en malstreĉita atmosfero.
Enigu la registrojn per abstrakta parolado
Foto: Unsplash.com.
6. Faru notojn por vi mem. Ne lernu de laboro eĉ ĉe la kunveno. Skizi la paroladon de aliaj partoprenantoj, reliefigi la ĉefajn aĵojn al la markilo aŭ kolora ansoj, tiel ke estis pli oportune kuri tra la abstraktaj okuloj poste. Precipe grava informo, skribu sur la adhesivo glumarkoj por meti ilin poste sur via komputilo aŭ skribotablo. Limdatoj kaj gravaj datoj tuj metis la kalendaron de la smartphone kaj memorigis ilin.
7. Atentu pri la rezultoj. Post la kunveno, kontrolas la plenumon de la devontigoj specifitaj sur ĝi. Ne lasu ĉion al la konscienco de la kapoj kaj iliaj subuloj. La kompetenta gvidanto estas la cerbo de la kompanio, kiu regas ĉiujn fakojn, kaj ne nur siajn agadojn.