Le riunioni sono un potente strumento che vengono spesso sottostimate e utilizzate in modo errato. Secondo le statistiche, informato dalla società americana InfoComm, il 50% del tempo della riunione è sprecato. Invece di creare la visibilità del lavoro in un incontro, solo un'ora può discutere di tutti i piani per la settimana futura. Ti insegniamo sette abitudini utili che contribuiranno a raggiungere benefici pratici dalle riunioni:
1. Fai un ordine del giorno scritto in anticipo. La pianificazione della riunione aiuta ad annotare le attuali problematiche di lavoro e commi ad esse, allocare il tempo per discutere tutti. La preparazione tempestiva ti offre l'opportunità di riassumere le statistiche, calcolare i costi e basandosi su di essi per formare un cerchio di discussione.
Assicurati che tutti i capi saranno presenti
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2. Sfoglia l'elenco dei partecipanti. Considera chi dai colleghi sono andati in viaggio d'affari, andò in vacanza o cadde male. È particolarmente importante assicurarsi in presenza nella riunione futura dei capi dei dipartimenti. È necessario non trascorrere del tempo a discutere di problemi che non possono essere risolti senza il consenso della leadership.
3. Gestisci la collezione entro l'ora. Il piano compilato ti aiuterà a non essere distratti e non allungare l'incontro per diverse ore. È meglio mettere un timer su uno smartphone che segnalerà il tempo rimanente per una discussione. Avverte quanto tempo è per il discorso di ogni riunione della riunione.
4. Utilizzare la parola "stop" per controllare le discussioni al di fuori dell'argomento. Parla con domande personali che non toccano l'argomento della riunione. Sentiti libero di fermarsi detto, avvertendo la partenza dall'argomento. Il tempo vale i soldi, quindi non sprecarlo invano.
5. Preparare oggetti e decisioni importanti. Insieme al piano, costituiscono documenti ufficiali avvertendo sui cambiamenti di emergenza nel lavoro dell'azienda. Stampa sull'istanza per ogni riunione della riunione. In una forma visiva, le informazioni percepiscono sono molto più convenienti dell'udienza. Le persone avranno l'opportunità di scrivere note a nuovi articoli, in seguito ri-leggere le informazioni in un'atmosfera rilassata.
Inserisci i record facendo un abstract di discorsi
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6. Prendi appunti per te stesso. Non imparare dal lavoro anche nella riunione. Delinea il discorso di altri partecipanti, evidenzia gli elementi principali alle maniglie dei marker o dei colori, in modo che fosse più comodo correre attraverso gli occhi astratti più tardi. Informazioni particolarmente importanti, scrivi sugli adesivi adesivi per attaccarli più avanti sul computer o sul desktop. Scadenze e date importanti messe immediatamente al calendario dello smartphone e mettono un promemoria di loro.
7. Attenzione per i risultati. Dopo la riunione, controllare l'adempimento degli impegni specificati su di esso. Non lasciare tutto alla coscienza delle teste e ai loro subordinati. Il leader competente è il cervello dell'azienda che controlla tutti i dipartimenti e non solo le sue attività.