Rapat adalah alat yang ampuh yang sering diremehkan dan digunakan secara tidak benar. Menurut statistik, diinformasikan oleh perusahaan Amerika infocomm, 50% dari waktu pertemuan yang terbuang. Alih-alih menciptakan visibilitas pekerjaan pada pertemuan, hanya satu jam dapat mendiskusikan semua rencana untuk minggu depan. Kami mengajari Anda tujuh kebiasaan bermanfaat yang akan membantu mencapai manfaat praktis dari rapat:
1. Buat agenda tertulis di muka. Perencanaan pertemuan membantu menuliskan masalah kerja saat ini dan sub-ayat kepada mereka, mengalokasikan waktu untuk membahas semua orang. Persiapan tepat waktu memberi Anda kesempatan untuk merangkum statistik, menghitung biaya dan berdasarkan pada mereka untuk membentuk lingkaran diskusi.
Pastikan semua bos akan hadir
Foto: unsplash.com.
2. Jelajahi daftar peserta. Pertimbangkan siapa dari kolega yang melakukan perjalanan bisnis, pergi berlibur atau jatuh sakit. Sangat penting untuk memastikan di hadapan di masa depan Rapat Kepala Departemen. Penting untuk tidak menghabiskan waktu untuk membahas masalah yang tidak dapat diselesaikan tanpa persetujuan dari kepemimpinan.
3. Kelola koleksi per jam. Rencana yang dikompilasi akan membantu Anda untuk tidak terganggu dan tidak meregangkan pertemuan selama beberapa jam. Lebih baik menempatkan timer pada smartphone yang akan menandakan waktu yang tersisa untuk diskusi. Peringatkan berapa banyak waktu untuk pidato setiap pertemuan rapat.
4. Gunakan kata "berhenti" untuk mengontrol diskusi di luar topik. Bicaralah dengan pertanyaan pribadi yang tidak menyentuh topik pertemuan. Jangan ragu untuk berhenti memberi tahu, memperingatkan tentang keberangkatan dari topik. Waktu bernilai uang, jadi jangan sia-siakan sia-sia.
5. Siapkan barang dan keputusan penting. Bersama dengan rencana itu, buat dokumen resmi peringatan tentang perubahan darurat dalam pekerjaan perusahaan. Cetak pada instance untuk setiap pertemuan rapat. Dalam bentuk visual, persepsi informasi jauh lebih nyaman daripada mendengar. Orang-orang akan memiliki kesempatan untuk menulis catatan untuk item baru, kemudian membaca kembali informasi dalam suasana santai.
Masukkan catatan dengan membuat abstrak pidato
Foto: unsplash.com.
6. Buat catatan untuk diri sendiri. Jangan belajar dari pekerjaan bahkan pada pertemuan itu. Garis besar pidato peserta lain, sorot item utama ke penanda atau pegangan warna, sehingga lebih nyaman untuk berlari melalui mata abstrak nanti. Informasi yang sangat penting, tulis pada stiker perekat untuk menempelkannya nanti di komputer atau desktop Anda. Tenggat waktu dan tanggal-tanggal penting segera dimasukkan ke kalender smartphone dan menempatkan pengingat mereka.
7. Hati-hati dengan hasilnya. Setelah pertemuan, kendalikan pemenuhan komitmen yang ditentukan di atasnya. Jangan meninggalkan segalanya dengan hati nurani kepala dan bawahan mereka. Pemimpin yang kompeten adalah otak perusahaan yang mengendalikan semua departemen, dan tidak hanya kegiatannya.