Kokoukset ovat tehokas työkalu, jota usein aliarvioidaan ja käytetään väärin. Tilastojen mukaan American Company Infocomm, 50% kokousajasta hukkaan. Sen sijaan, että luodaan työn näkyvyyttä kokouksessa, vain tunti voi keskustella kaikista tulevaisuuden viikon suunnitelmasta. Opetamme sinulle seitsemän hyödyllistä tottumusta, jotka auttavat saavuttamaan käytännön hyötyjä kokouksista:
1. Tee kirjallinen asialistalla etukäteen. Kokoussuunnittelu auttaa kirjoittamaan nykyiset työasioita ja alakohtia niille, jakamaan aikaa keskustella kaikille. Ajankohtainen valmistelu antaa sinulle mahdollisuuden tiivistää tilastot, laske kustannukset ja niiden perusteella muodostavat keskustelun ympyrän.
Varmista, että kaikki pomot ovat läsnä
Kuva: Unsplash.com.
2. Selaa osallistujien luetteloa. Harkitse kuka kollegoista meni työmatkalle, meni lomalla tai sairastui. On erityisen tärkeää varmistaa osastojen johtajien tulevassa kokouksessa. On välttämätöntä olla aikaa keskustella asioista, joita ei voida ratkaista ilman johtajuuden suostumusta.
3. Hallitse kokoelmaa tunnissa. Kompastettu suunnitelma auttaa sinua häiritsemättä eikä venytä kokousta useita tunteja. On parempi laittaa ajastin älypuhelimeen, joka ilmoittaa keskustelun jäljellä olevan ajan. Varoittaa, kuinka paljon aikaa pidetään kokouksen kokouksen puheessa.
4. Käytä sanaa "STOP" hallitsemaan keskusteluja aiheen ulkopuolella. Keskustele henkilökohtaisten kysymysten kanssa, jotka eivät kosketa kokouksen aiheita. Voit vapaasti lopettaa kertonut, varoittavat sen lähtien aiheesta. Aika kannattaa rahaa, joten älä tuhlaa sitä turhaan.
5. Valmista tärkeät kohteet ja päätökset. Yhdessä suunnitelman kanssa muodostavat viralliset asiakirjat varoittaa hätätilanteista yhtiön työssä. Tulosta esimerkiksi kokouksen jokaiselle kokoukselle. Visuaalisessa muodossa havaittavaa tietoa on paljon helpompaa kuin kuulo. Ihmisillä on mahdollisuus kirjoittaa muistiinpanoja uusille tuotteille, myöhemmin lukea tiedot rennossa ilmapiirissä.
Anna tietueet tekemällä abstrakti puheita
Kuva: Unsplash.com.
6. Tee muistiinpanoja itsellesi. Älä opi työstä edes kokouksessa. Suorita muiden osallistujien puhe, korostavat tärkeimmät kohteet merkkiin tai värikäsittelijöille, jotta se oli helpompaa ajaa läpi abstraktit silmät myöhemmin. Erityisen tärkeitä tietoja, kirjoita liimatarroja kiinni ne myöhemmin tietokoneellasi tai työpöydällä. Määräajat ja tärkeät päivämäärät, jotka on asetettu välittömästi älypuhelimen kalenteriin ja asettamaan muistutus niistä.
7. Varo tuloksia. Kokouksen jälkeen valvoo sitä määritettyjen sitoumusten täyttämistä. Älä jätä kaikkea päämiehiä ja niiden alaisia. Toimivaltainen johtaja on yhtiön aivot, jotka valvovat kaikkia osastoja eikä vain sen toimintaa.