Las reuniones son una herramienta poderosa que a menudo se subestima y se usan incorrectamente. Según las estadísticas, informadas por la compañía estadounidense InfoComm, el 50% del tiempo de reunión se desperdicia. En lugar de crear la visibilidad del trabajo en una reunión, solo una hora puede discutir todos los planes para la semana futura. Le enseñamos siete hábitos útiles que ayudarán a lograr beneficios prácticos de las reuniones:
1. Hacer una agenda escrita con antelación. La planificación de la reunión ayuda a anotar los problemas de trabajo actuales y los subpárrafos, asignar tiempo para discutir a todos. La preparación oportuna le da la oportunidad de resumir las estadísticas, calcular los costos y en función de ellos para formar un círculo de discusión.
Asegúrate de que todos los jefes estén presentes.
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2. Navega por la lista de participantes. Considere quién de los colegas se fue de un viaje de negocios, se fue de vacaciones o se enfermó. Es especialmente importante asegurarse en la presencia en la futura reunión de los jefes de departamentos. Es necesario no pasar tiempo en discutir problemas que no se pueden resolver sin el consentimiento del liderazgo.
3. Gestionar la colección por hora. El plan compilado lo ayudará a no ser distraído y no estirar la reunión durante varias horas. Es mejor poner un temporizador en un teléfono inteligente que indicará el tiempo restante para una discusión. Advierte cuánto tiempo es para el discurso de cada reunión de la reunión.
4. Use la palabra "Detener" para controlar las discusiones fuera del tema. Hable con las preguntas personales que no toquen el tema de la reunión. Siéntase libre de detenerse, advirtiéndolo sobre la salida del tema. El tiempo vale la pena el dinero, así que no lo desperdicies en vano.
5. Prepare artículos importantes y decisiones. Junto con el plan, constituyen documentos oficiales que advierten sobre los cambios de emergencia en el trabajo de la Compañía. Imprima en la instancia para cada reunión de la reunión. En una forma visual, la información percibe es mucho más conveniente que la audición. Las personas tendrán la oportunidad de escribir notas a nuevos artículos, para volver a leer más tarde la información en un ambiente relajado.
Ingrese los registros haciendo un resumen de los discursos.
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6. Haz de notas por ti mismo. No aprenda del trabajo incluso en la reunión. Esquema del discurso de otros participantes, resalte los elementos principales a los marcadores o asas de color, de modo que fue más conveniente correr a través de los ojos abstractos más tarde. Información especialmente importante, escriba en las etiquetas adhesivas para pegarlas más tarde en su computadora o escritorio. Las fechas límite y las fechas importantes se colocan inmediatamente al calendario del teléfono inteligente y se le recordatan.
7. Cuidado con los resultados. Después de la reunión, controle el cumplimiento de los compromisos especificados en ello. No dejes todo a la conciencia de las cabezas y sus subordinados. El líder competente es el cerebro de la compañía que controla todos los departamentos, y no solo sus actividades.