Sastanci su moćan alat koji se često podcjenjuje i ne upotrebljava pogrešno. Prema statističkim podacima, informira američka kompanija InfoComm, troši se 50% vremena sastanka. Umjesto da kreiramo vidljivost rada na sastanku, samo sat vremena može razgovarati o svim planovima za buduću sedmicu. Naučavamo vas sedam korisnih navika koje će pomoći u postizanju praktičnih koristi od sastanaka:
1. Napravite pisanu agendu unaprijed. Planiranje sastanka pomaže u pisanju trenutnih radnih pitanja i podstavke, izdvojiti vrijeme za raspravu o svima. Pravovremena priprema pruža vam mogućnost da sažete statistiku, izračunajte troškove i na osnovu njih da formiraju krug diskusije.
Provjerite da će svi šefovi biti prisutni
Foto: Unsplash.com.
2. Pregledajte listu učesnika. Razmislite o tome ko je od kolega otišli na poslovno putovanje, otišli na odmor ili je pao bolestan. Posebno je važno osigurati u prisustvu u budućem sastanku šefova odjela. Neophodno je ne provoditi vrijeme o raspravi o pitanjima koja se ne mogu riješiti bez pristanka rukovodstva.
3. Upravljajte kolekcijom po satu. Sastavljeni plan pomoći će vam da ne budete ometani i ne rastegnuti sastanak nekoliko sati. Bolje je staviti tajmer na pametni telefon koji će signalizirati preostalo vrijeme za diskusiju. Upozorite koliko vremena je za govor svakog sastanka sastanka.
4. Koristite riječ "prestanite" za kontrolu diskusija izvan teme. Razgovarajte sa ličnim pitanjima koja ne diraju temu sastanka. Slobodno se zaustavi, upozorimo je o odlasku iz teme. Vrijeme vrijedi novca, pa ne trošite ga uzalud.
5. Pripremite važne stavke i odluke. Zajedno s planom čine službene dokumente Upozorenje o hitnim promjenama u radu kompanije. Ispis na instanci za svaki sastanak sastanka. U vizuelnom obliku, percipiraju informacije mnogo je pogodnije od sluha. Ljudi će imati priliku pisati beleške o novim artiklima, kako bi kasnije ponovo pročitali podatke u opuštenoj atmosferi.
Unesite zapise tako što ćete sažeti sažetak govora
Foto: Unsplash.com.
6. Izvršite bilješke za sebe. Ne učite sa posla čak ni na sastanku. Nacrtajte govor ostalih sudionika, istaknite glavne predmete na markeru ili ručke u boji, tako da je bilo prikladnije trčati kasnije kroz apstraktne oči. Posebno važne informacije, napišite na ljepljivim naljepnicama da ih kasnije zalijepe na računaru ili radnoj površini. Rokovi i važni datumi postavljeni su odmah kalendaru pametnog telefona i podsjećanje na njih.
7. Pazite na rezultate. Nakon sastanka kontrolirajte ispunjenje obveza navedenih na njemu. Ne ostavljajte sve na savjest glava i njihovih podređenih. Nadležni vođa je mozak kompanije koja kontrolira sve odjele, a ne samo njegove aktivnosti.