اجلاس ایک طاقتور آلے ہیں جو اکثر کم سے کم ہوتے ہیں اور غلط استعمال کرتے ہیں. اعداد و شمار کے مطابق، امریکی کمپنی Infocomm کی طرف سے مطلع کیا، میٹنگ وقت کا 50٪ ضائع کیا جاتا ہے. ایک اجلاس میں کام کی نمائش کرنے کی بجائے، صرف ایک گھنٹہ مستقبل کے ہفتے کے لئے تمام منصوبوں پر تبادلہ خیال کر سکتا ہے. ہم آپ کو سات مفید عادات سکھاتے ہیں جو اجلاسوں سے عملی فوائد کو حاصل کرنے میں مدد ملے گی:
1. پیشگی میں ایک تحریری ایجنڈا بنائیں. اجلاس کی منصوبہ بندی میں موجودہ کام کرنے والے مسائل اور ذیلی پیراگراف کو لکھنے میں مدد ملتی ہے، ہر ایک پر بات کرنے کا وقت مختص کریں. بروقت تیاری آپ کو اعداد و شمار کا خلاصہ کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے، اخراجات کا حساب لگانے اور ان پر مبنی بحث کے دائرے بنانے کے لئے.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام مالک موجود ہوں گے
تصویر: Unsplash.com.
2. شرکاء کی فہرست کو براؤز کریں. اس بات پر غور کریں کہ ساتھیوں سے کاروباری سفر پر چلا گیا، چھٹی پر چلا گیا یا بیمار ہو گیا. محکموں کے سربراہ کے مستقبل کے اجلاس میں موجودگی میں اس بات کا یقین کرنے کے لئے خاص طور پر ضروری ہے. یہ ضروری ہے کہ اس مسئلے پر بات چیت کرنے پر وقت خرچ نہ کریں جو قیادت کی رضامندی کے بغیر حل نہیں کیا جاسکتا.
3. گھنٹے کی طرف سے مجموعہ کا انتظام کریں. مرتب شدہ منصوبہ آپ کو مشغول نہیں ہونے میں مدد ملے گی اور کئی گھنٹوں تک اجلاس کو بڑھانے میں مدد ملے گی. ایک سمارٹ فون پر ٹائمر ڈالنے کے لئے بہتر ہے کہ اس وقت بحث کے لئے باقی وقت کا اشارہ کرے گا. اجلاس کے ہر اجلاس کی تقریر کے لئے کتنا وقت ہے.
4. موضوع کے باہر بات چیت کو کنٹرول کرنے کے لئے لفظ "سٹاپ" کا استعمال کریں. ذاتی سوالات سے بات کریں جو اجلاس کے موضوع کو مت چھوڑیں. روکنے کے لئے آزاد محسوس کرتے ہیں، اس موضوع سے روانگی کے بارے میں اسے انتباہ کرتے ہیں. وقت پیسے کے قابل ہے، لہذا اسے بیکار میں برباد نہ کرو.
5. اہم اشیاء اور فیصلے تیار کریں. منصوبہ کے ساتھ مل کر، کمپنی کے کام میں ہنگامی تبدیلیوں کے بارے میں سرکاری دستاویزات کو انتباہ کرتے ہیں. اجلاس کے ہر اجلاس کے لئے مثال پر پرنٹ کریں. ایک بصری شکل میں، معلومات کو سمجھنے سے کہیں زیادہ آسان ہے. لوگوں کو نئے اشیاء میں نوٹ لکھنے کا موقع ملے گا، بعد میں ایک آرام دہ ماحول میں معلومات دوبارہ پڑھنے کے لئے.
تقریروں کے خلاصہ بنانے کی طرف سے ریکارڈ درج کریں
تصویر: Unsplash.com.
6. اپنے آپ کے لئے نوٹ بنائیں. اجلاس میں بھی کام سے سیکھنا. دوسرے شرکاء کی تقریر کی وضاحت، اہم اشیاء کو مارکر یا رنگ ہینڈل میں نمایاں کریں، تاکہ اس کے بعد خلاصہ آنکھوں کے ذریعے چلانے کے لئے زیادہ آسان تھا. خاص طور پر اہم معلومات، چپکنے والی اسٹیکرز پر لکھیں ان کے بعد آپ کے کمپیوٹر یا ڈیسک ٹاپ پر ان کو چھڑی. آخری تاریخ اور اہم تاریخوں کو فوری طور پر اسمارٹ فون کے کیلنڈر میں ڈال دیا اور ان کی یاد دہانی رکھی.
7. نتائج کے لئے دیکھیں. اجلاس کے بعد، اس پر بیان کردہ وعدوں کی تکمیل کو کنٹرول کریں. سروں اور ان کے ماتحتوں کے ضمیر کو ہر چیز کو مت چھوڑیں. قابل رہنما اس کمپنی کا دماغ ہے جو تمام محکموں کو کنٹرول کرتا ہے، اور نہ صرف اس کی سرگرمیاں.