Mae cyfarfodydd yn arf pwerus sydd yn aml yn cael eu tanamcangyfrif a'u defnyddio'n anghywir. Yn ôl ystadegau, yn seiliedig ar y cwmni American InfoComm, 50% o'r amser cyfarfod yn cael ei wastraffu. Yn hytrach na chreu gwelededd gwaith mewn cyfarfod, gall dim ond awr drafod yr holl gynlluniau ar gyfer yr wythnos yn y dyfodol. Rydym yn dysgu saith arferion defnyddiol i chi a fydd yn helpu i gyflawni buddion ymarferol o gyfarfodydd:
1. Gwnewch agenda ysgrifenedig ymlaen llaw. Mae cynllunio cyfarfodydd yn helpu i ysgrifennu materion gweithio cyfredol ac is-baragraffau iddynt, yn dyrannu amser i drafod pawb. Mae paratoi amserol yn rhoi cyfle i chi grynhoi'r ystadegau, cyfrifo'r costau ac yn seiliedig arnynt i ffurfio cylch trafod.
Gwnewch yn siŵr y bydd yr holl benaethiaid yn bresennol
Llun: Sailsh.com.com.
2. Porwch y rhestr o gyfranogwyr. Ystyriwch pwy o gydweithwyr a aeth ar daith fusnes, aeth ar wyliau neu syrthio yn sâl. Mae'n arbennig o bwysig sicrhau yn y presenoldeb yn y cyfarfod yn y dyfodol y Penaethiaid Adrannau. Mae angen peidio â threulio amser ar drafod materion na ellir eu datrys heb gydsyniad yr arweinyddiaeth.
3. Rheoli'r casgliad erbyn yr awr. Bydd y cynllun a luniwyd yn eich helpu i beidio â thynnu sylw a pheidio â ymestyn y cyfarfod am sawl awr. Mae'n well rhoi amserydd ar ffôn clyfar a fydd yn dangos yr amser sy'n weddill i gael trafodaeth. Rhybuddiwch faint o amser yw ar gyfer araith pob cyfarfod o'r cyfarfod.
4. Defnyddiwch y gair "Stop" i reoli trafodaethau y tu allan i'r pwnc. Siaradwch â chwestiynau personol nad ydynt yn cyffwrdd â phwnc y cyfarfod. Mae croeso i chi roi'r gorau i ddweud, rhybuddiwch ef am yr ymadawiad o'r pwnc. Mae amser yn werth yr arian, felly peidiwch â'i wastraffu yn ofer.
5. Paratowch eitemau a phenderfyniadau pwysig. Ynghyd â'r cynllun, mae ffurfio dogfennau swyddogol yn rhybuddio am newidiadau brys yng ngwaith y cwmni. Argraffwch yr achos ar gyfer pob cyfarfod o'r cyfarfod. Ar ffurf weledol, mae ystyried bod gwybodaeth yn llawer mwy cyfleus na chlywed. Bydd pobl yn cael y cyfle i ysgrifennu nodiadau i eitemau newydd, i ail-ddarllen yn ddiweddarach y wybodaeth mewn awyrgylch hamddenol.
Rhowch y cofnodion trwy wneud crynodeb o areithiau
Llun: Sailsh.com.com.
6. Gwnewch nodiadau i chi'ch hun. Peidiwch â dysgu o'r gwaith hyd yn oed yn y cyfarfod. Amlinellwch araith cyfranogwyr eraill, tynnwch sylw at y prif eitemau i'r marciwr neu'r dolenni lliw, fel ei bod yn fwy cyfleus i redeg drwy'r llygaid haniaethol yn ddiweddarach. Gwybodaeth arbennig o bwysig, ysgrifennwch ar y sticeri gludiog i'w cadw yn ddiweddarach ar eich cyfrifiadur neu'ch bwrdd gwaith. Mae dyddiadau cau a dyddiadau pwysig yn cael eu rhoi yn syth i galendr y ffôn clyfar a rhoi ein hatgoffa ohonynt.
7. Gwyliwch allan am y canlyniadau. Ar ôl y cyfarfod, rheoli cyflawniad yr ymrwymiadau a nodwyd arno. Peidiwch â gadael popeth i gydwybod y penaethiaid a'u his-weithwyr. Yr arweinydd cymwys yw ymennydd y cwmni sy'n rheoli pob adran, ac nid yn unig ei weithgareddau.