Руцінныя працэсы, аперацыйная дзейнасць, кантроль - усё гэта адымае велізарная колькасць часу ў кіраўніка, ўладальніка бізнесу. Немагчыма развівацца і ісці наперад, калі прадпрымальнік увесь свой час траціць на адны і тыя ж працэсы. Часта яны скардзяцца, што ім «не хапае другой галавы» або «не хапае яшчэ адной пары рук». На самай справе ім не хапае добрага персанальнага асістэнта - таго чалавека, які возьме усе гэтыя задачы на сябе.
Якія функцыі выконвае асабісты асістэнт, і чым ён адрозніваецца ад іншых супрацоўнікаў?
Калі мы кажам пра асабістыя даручэннях, то асістэнты могуць займацца нават сямейнымі справамі: арганізоўваць святы для дзяцей, каардынаваць іх дадатковыя секцыі і іншыя забавы, арганізоўваць сямейныя паездкі; каардынаваць хатні персанал і вадзіцеляў; што важна для бізнес-лэдзі - гэта запісваць у салоны, спартзалы, на працэдуры, дазвоньвацца да патрэбных людзей, заказваць столікі ў рэстаранах, адвозіць рэчы ў хімчыстку і забіраць туфлі з рамонту. Гэта выдатная магчымасць зняць з сябе ўсе гэтыя задачы!
Часта на бізнес-асістэнтаў ўскладаюцца вельмі нетрывіяльныя даручэння, справіцца з якімі зможа толькі «чалавек са звышздольнасцямі». Напрыклад, арганізацыя вяселля кіраўніка ў Італіі: трэба было перакрыць рух у італьянскім горадзе, адправіць туды каля 150 гасцей, папярэдне забраніраваўшы на кожнага нумар у гатэлі, купіўшы ўсім квіткі на самалёт і нават зрабіўшы візы тым, у каго іх няма. А таксама кантраляваць на месцы ўсю вяселле.
Асабісты асістэнт павінен умець вырашаць любыя задачы
Фота: Pixabay.com/ru
Ну ці яшчэ: ўгаварыць Адрыяна Чэлентана прыляцець у Маскву на прыватную вечарыну і праспяваць некалькі песень. Памочніца лётала ў іншую краіну, шукала дом яго менеджэра і чакала яго на вуліцы, каб мець магчымасць усё ж такі неяк яго ўгаварыць, таму што па пісьмовых запытах былі суцэльныя адмовы. Спадар Чэлентана ўжо шмат гадоў не выступае ні за якія грошы. А яна ўгаварыла.
Галоўнае адрозненне бізнес-асістэнта ад іншых супрацоўнікаў заключаецца ў набліжанасці да першай асобы і прыватнасці. Асістэнт - гэта той чалавек, які будзе ведаць пра вас усё: калі вы былі на прыёме ў стаматолага, у якія месцы вы хадзіце, дзе купляеце рэчы, і з кім вы лёталі на ўік-энд у Лісабон, або з кім у вас была сустрэча ў чацвер у 12:00. Гэта высокая ступень адказнасці і прыватнасці. Іншым супрацоўнікам гэта недаступна. Менавіта таму персанальныя асістэнты больш «закрытыя», злёгку адхіленыя ад калектыву, хоць і цалкам ветлівыя і прыязныя.
Як бізнес-асістэнт вызначае прыярытэтнасць задач?
Моцны бізнес-асістэнт, сапраўды гэтак жа, як і кіраўнік, разбіраецца ў працэсах ўнутры кампаніі. Ён разумее, што адбываецца сёння ў маркетынгу, што - у аддзеле продажаў, а таксама што дзеецца на вытворчасці і складах, так як усю гэтую інфармацыю ён штодня збірае для кіраўніка. І зыходзячы з усіх гэтых ведаў і разумення сітуацый і вонкавых абставінаў, разумны асістэнт пісьменна каардынуе каляндар кіраўніка, разумеючы, якая сустрэча ў прыярытэце, а якую можна перанесці або адмяніць. Што актуальна, а што не. Такім чынам, асістэнт агароджвае кіраўніка ад лішніх сустрэч і пытанняў. Акрамя таго, асістэнту можна даць паўнамоцтвы вырашаць нейкія пытанні самастойна, што таксама вызваляе для кіраўніка дадатковае вольны час.
Асабісты асістэнт не павінен сам умець рабіць усё, але павінен ведаць, дзе і як знайсці таго, хто ўсё зробіць
Фота: Pixabay.com/ru
Што павінен умець бізнес-асістэнт?
Асістэнт павінен умець усё ці хаця б ведаць, дзе і як знайсці таго, хто ўсё зробіць, што трэба кіраўніку. Асістэнт павінен проста умець рашаць ЗАДАЧЫ. Ўсё. А як ён будзе гэта рабіць - гэта яго справа. Кіраўніку бо, па вялікім рахунку, без розніцы, як будзе выконвацца задача. Важна, што задача будзе зроблена. І гэта галоўны навык усіх асістэнтаў.