Рутинні процеси, операційна діяльність, контроль - все це віднімає величезну кількість часу у керівника, власника бізнесу. Неможливо розвиватися і йти вперед, якщо підприємець весь свій час витрачає на одні і ті ж процеси. Часто вони скаржаться, що їм «не вистачає другої голови» або «не вистачає ще однієї пари рук». Насправді їм не вистачає хорошого персонального асистента - ту людину, яка візьме всі ці завдання на себе.
Які функції виконує особистий асистент, і чим він відрізняється від інших співробітників?
Якщо ми говоримо про особисті доручення, то асистенти можуть займатися навіть сімейними справами: організовувати свята для дітей, координувати їх додаткові секції та інші розваги, організовувати сімейні поїздки; координувати домашній персонал і водіїв; що важливо для бізнес-леді - це записувати в салони, спортзали, на процедури, телефонувати до потрібних людей, замовляти столики в ресторанах, відвозити речі в хімчистку і забирати туфлі з ремонту. Це прекрасна можливість зняти з себе всі ці завдання!
Часто на бізнес-асистентів покладаються дуже нетривіальні доручення, впоратися з якими зможе тільки «людина з надздібностями». Наприклад, організація весілля керівника в Італії: потрібно було перекрити рух в італійському місті, відправити туди близько 150 гостей, попередньо забронювавши на кожного номер в готелі, купивши всім квитки на літак і навіть зробивши візи тим, у кого їх немає. А також контролювати на місці все весілля.
Особистий асистент повинен вміти вирішувати будь-які завдання
Фото: Pixabay.com/ru
Ну або ще: умовити Адріано Челентано прилетіти в Москву на приватну вечірку і заспівати кілька пісень. Помічниця літала в іншу країну, шукала будинок його менеджера і вичікувала його на вулиці, щоб мати можливість все-таки якось його вмовити, бо за письмовими запитами були суцільні відмови. Пан Челентано вже багато років не виступає ні за які гроші. А вона вмовила.
Головна відмінність бізнес-асистента від інших співробітників полягає в наближеності до першої особи і конфіденційності. Асистент - це та людина, яка буде знати про вас все: коли ви були на прийомі у стоматолога, в які місця ви ходите, де купуєте речі, і з ким ви літали на уїк-енд в Лісабон, або з ким у вас була зустріч в четвер о 12:00. Це висока ступінь відповідальності і конфіденційності. Іншим співробітникам це недоступно. Саме тому персональні асистенти більш «закриті», злегка відсторонені від колективу, хоча і цілком ввічливі і доброзичливі.
Як бізнес-асистент визначає пріоритетність завдань?
Сильний бізнес-асистент, точно так же, як і керівник, розбирається в процесах всередині компанії. Він розуміє, що відбувається сьогодні в маркетингу, що - у відділі продажів, а також що діється на виробництві та складах, так як всю цю інформацію він щодня збирає для керівника. І виходячи з усіх цих знань і розуміння ситуацій і зовнішньої обстановки, розумний асистент грамотно координує календар керівника, розуміючи, яка зустріч в пріоритеті, а яку можна перенести або скасувати. Що актуально, а що ні. Таким чином, асистент захищає керівника від зайвих зустрічей і питань. Крім того, асистенту можна дати повноваження вирішувати якісь питання самостійно, що також вивільняє для керівника додатковий вільний час.
Особистий асистент не повинен сам вміти робити все, але повинен знати, де і як знайти того, хто все зробить
Фото: Pixabay.com/ru
Що повинен уміти бізнес-асистент?
Асистент повинен вміти все або хоча б знати, де і як знайти того, хто все зробить, що потрібно керівнику. Асистент повинен просто уміти ВИРІШУВАТИ ЗАВДАННЯ. Усе. А як він буде це робити - це його справа. Керівнику адже, за великим рахунком, все одно, як буде виконуватися завдання. Важливо, що завдання буде зроблена. І це головний навик всіх асистентів.