العمليات الروتينية، والأنشطة التشغيلية، والتحكم - كل هذا يأخذ كمية هائلة من الوقت من الرأس، صاحب العمل. من المستحيل تطوير ومضي قدما إذا قضاء رواد الأعمال طوال الوقت في نفس العمليات. غالبا ما يشكو من أنهم "يفتقرون إلى الرأس الثاني" أو "لا يزال هناك زوج واحد من الأيدي". في الواقع، يفتقرون إلى مساعد شخصي جيد - هذا الرجل الذي سيستغرق كل هذه المهام لأنفسهم.
ما هي الوظائف التي تؤدي مساعد شخصي، وكيف تختلف عن الموظفين الآخرين؟
إذا كنا نتحدث عن الطلبات الشخصية، فيمكن للمساعدين حتى الانخراط في شؤون الأسرة: تنظيم عطلات للأطفال، وتنسيق أقسامهم الإضافية والترفيه الأخرى، وتنظيم رحلات عائلية؛ تنسيق موظفي المنازل والسائقين؛ ما هو مهم بالنسبة لامرأة رجال الأعمال - إنه يسجل في صالونات الصالات الرياضية، على الإجراءات، والاتصال بالشعب المناسب، وترتيب الجداول في المطاعم، وإيقاف الأمور في التنظيف الجاف وأخذ الأحذية من الإصلاح. هذه فرصة رائعة لإزالة كل هذه المهام عن نفسك!
في كثير من الأحيان، يتم تعيين أوامر غير خيالية للغاية لمساعدات العمل، فقط "الرجل الذي يمكن أن يكون بإمكانه التعامل معه. على سبيل المثال، تنظيم حفل زفاف الرأس في إيطاليا: من الضروري تداخل الحركة في المدينة الإيطالية، أرسل هناك حوالي 150 من الضيوف، بعد الحجز مقابل كل غرفة فندقية، بشراء جميع تذاكر الطائرة وحتى صنع تأشيرة أولئك الذين ليس لديهم لهم. وأيضا السيطرة على حفل الزفاف كله في المكان.
يجب أن يكون المساعد الشخصي قادرا على حل أي مهام
الصورة: pixabay.com/ru.
حسنا، أو أكثر: إقناع Adriano Celentano يطير إلى موسكو لحفلة خاصة وغني عدد قليل من الأغاني. طار المساعد إلى بلد آخر، يبحث عن منزل مديره وانتظره في الشارع ليكون قادرا على أن يكون قادرا على إقناعه، لأن الطلبات المكتوبة كانت حالات إخفاقات صلبة. السيد سيلينتانو لم يؤد لسنوات عديدة أي سنوات. وهي مقتنع.
يقترب الفرق الرئيسي بين مساعد العمل من الموظفين الآخرين من أول شخص وسرية. مساعد هو الشخص الذي سيعرف كل شيء عنك: عندما كنت في مكتب الاستقبال في طبيب الأسنان، والذي تمشي، حيث يمكنك شراء الأشياء، ومع من سافرت إلى عطلة نهاية الأسبوع إلى لشبونة، أو مع من كان لديك اجتماع يوم الخميس الساعة 12:00. هذه درجة عالية من المسؤولية والسرية. الموظفون الآخرون غير متوفرة. هذا هو السبب في أن المساعدين الشخصيين أكثر "مغلقا"، منفصلة قليلا عن الجماعية، على الرغم من مهذبا للغاية وودود.
كيف يحدد مساعد العمل أولوية المهام؟
مساعد أعمال قوي، تماما مثل الرأس، تفكيكها في العمليات داخل الشركة. وهو يفهم ما يحدث اليوم في التسويق، وهو في قسم المبيعات، وما يحدث في الإنتاج والمستودعات، لأن كل هذه المعلومات تجمع كل يوم للرأس. وعلى أساس كل المعرفة وفهم المواقف والوضع الخارجي، ينسث المساعد الذكي بكفاءة تقويم المدير، فهم ما يجتمع في الأولوية، وما الذي يمكن نقله أو إلغاؤه. ما هو مناسب، وما لا. وبالتالي، فإن المساعد يحمي الرأس من الاجتماعات والأسئلة غير الضرورية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمساعد إعطاء السلطة لحل بعض الأسئلة من تلقاء نفسها، مما يطلق أيضا وقت فراغ إضافي للرأس.
لا ينبغي أن يكون المساعد الشخصي قادرا على القيام بكل شيء، ولكن يجب أن يعرف أين وكيفية العثور على شخص يفعل كل شيء
الصورة: pixabay.com/ru.
ماذا يجب أن يعرف مساعد العمل؟
يجب أن يكون المساعد قادرا على معرفة كل شيء أو على الأقل معرفة أين وكيفية العثور على شخص سيفعل ما يحتاجه المدير. يجب أن يكون المساعد ببساطة قادرة على حل المشكلات. كل شىء. وكيف سيفعل ذلك - هذا هو عمله. بعد كل شيء، عن طريق وكبير، دون اختلاف، كيف سيتم تنفيذ المهمة. من المهم أن يتم إجراء المهمة. وهذه هي المهارة الرئيسية لجميع المساعدين.