Правілы, якія дапамогуць засяродзіцца на галоўным і нашмат больш эфектыўна выкарыстоўваць свой час:
- На смартфоне адключыць большасць абвестак (як гукі, так і усплывальныя вокны) розных праграм, мессенджеров, сацыяльных сетак. Як і розныя службовыя гукі. Падчас важных працэсаў можна ўключаць «начны» або «авиарежим» - каб быць засяроджаным на прыярытэтным справе. Яшчэ для нечаканых тэлефонных званкоў можна наладзіць чарнавікі у адказ паведамленняў тыпу: «заняты, ператэлефаную пры першай магчымасці».
- Batching: опт замест розніцы. Апавяшчэння аб новых лістах e-mail - можна выставіць на раз у гадзіну або ўручную правяраць два разы на дзень, напрыклад у 9 і ў 17 гадзін. Заадно рэкамендую задаць 3-4 інтэрвалу на дзень, калі праглядаць сацыяльныя сеткі і навіны; можна гэта сумясціць з дарогай у транспарце, напрыклад.
Нават ёсць спецыяльныя праграмы, якія дапамагаюць утрымацца ад спакусы наведаць сайты пэўных сацыяльных сетак або некаторых праграм і гульняў, досыць паказаць перыяды або час блакавання (гэтыя ж праграмы могуць адсочваць час выкарыстання канкрэтнай праграмы або сайта - для цікавасці ў плыні некалькіх тыдняў можна паназіраць, на што расходуецца час жыцця).
- Пры працы з праграмай (напрыклад, тэкставы рэдактар) можна ўключыць поўнаэкранны рэжым, каб погляд не блукаў па значкам і вокнах іншых праграм.
- Наладзіць сартаванне ( «rules») пошты (або паштовай праграмы), каб лісты ад пэўных адрасатаў адразу траплялі ў патрэбныя тэчкі адпаведна праектах або тэмах, ці людзям. Тады ва «ўваходзяць» будзе нашмат менш пісьмаў, якія патрабуюць сартавання - няма чаго марнаваць свае сілы на непатрэбныя руцінныя дзеянні.
- Адпісацца ад рассыланняў і падпісак, якія ўжо неактуальныя або нецікавыя, каб не марнаваць свае рэсурсы на непрыярытэтных інфармацыю. Калі паўстане неабходнасць даведацца падрабязнасці аб нейкім мерапрыемстве або новы прадукт, гэта заўсёды можна зрабіць на адпаведным сайце.
Сюды ж адносіцца навінавая стужка, напрыклад у Facebook: калі мне не падабаецца, што мой знаёмы робіць 20 перапостаў у дзень аб коціках і нічога - пра сябе і свайго жыцця, то можна ў меню абраць «unfollow» - сябрамі мы застанемся, а ў маёй стужцы будзе менш непатрэбнага.
Карысна памятаць, што мая галава - гэта не сметнік.
- Выставіць прыярытэты па спосабам сувязі, напрыклад: тэлефонны званок, whatsapp, e-mail. Астатняе - мессенджеры ў Facebook і іншых сістэмах, розныя асабістыя паведамленні на форумах і блогах - яно не з'яўляецца варыянтам камунікацыі (хоць на ўсялякі выпадак раз у пару месяцаў можна гэта ўсё правяраць). І ўказваць пераважныя інтэрвалы часу для сувязі, каб былі мяжы - на працы займацца рабочым, а дома - хатняй.
- У офісным прасторы можна павесіць таблічку на дзверы або на стол з надпісам «Цяпер заняты, не турбаваць»; прытрымлівацца графіка на працягу дня і надаваць увагу пытанням ад калег. Некаторыя выкарыстоўваюць наступнае правіла: калі чалавек у слухаўках - да яго не звяртацца.
- На працоўным стале павінны быць толькі інструменты для канкрэтнага задання. Дакументы і напамінальнікі post-it аб іншых справах лепш размясціць на асобным стале, стэлажы або ў скрыні. Закускам і цацанкі таксама не месца ў рабочай зоне.
- Калі турбуюць думкі і ідэі аб іншых справах, іх можна запісаць у inbox-планавальніка або адпаведны файл праекта. Гэта зойме ўсяго пару хвілін і будзе больш эфектыўна, чым увесь дзень ўтрымліваць гэта ў галаве.
- У завяршэнні правіла № 1 : Спіс спраў і мэтаў на дзень з расстаўленымі прыярытэтамі дапамагае канцэнтравацца на важным і менш звяртаць увагі на другараднае.
Андрэй Ксенокс, кансультант па пытаннях мэтапакладання, навядзення парадку, арганізацыі прасторы, тайм-мэнэджменту