Рано чи пізно, але перед кожною бізнесвумен встає проблема: не вистачає часу, щоб виконати першочергові завдання, не кажучи вже про додаткові. Доводиться шукати помічницю по господарству, няню для дитини і особистого водія. Одночасно потрібно перерозподілити другорядні робочі обов'язки - хто зробить це краще, ніж особистий асистент? Розповідаємо, як вибрати грамотну помічницю і не прогадати.
Де шукати?
Метод пошуку особистого помічника безпосередньо залежить від сфери вашої діяльності. Якщо ви керуєте підприємством, то довірте підбір кадровому агентству. Людям публічним і активним в соціальних мережах можна спробувати знайти асистента через цей канал зв'язку з суспільством. Також непоганий метод - написати оголошення в спеціалізовану групу або звернутися за допомогою до знайомих. Не радимо вибирати людину з близького оточення - багатьом важко керувати своїми знайомими, та й є ймовірність зіпсувати відносини.
Особиста симпатія
Людина, з яким вам доведеться працювати щодня, повинен бути вам приємний. Причому важлива не тільки внутрішня, але і зовнішня складова - охайний вигляд, грамотна мова, дотримання норм етикету. До слова, не обов'язково вибирати за статтю та віком - часто чоловіки справляються з обов'язками особистого секретаря нітрохи не гірше. Під час співбесіди зверніть увагу на манери і жести людини - це безперечно повинен бути екстраверт, який входить в кабінет з прямою поставою і усмішкою, тримається вільно. Важливо розуміти, що асистент - це ваше обличчя перед партнерами, так що він повинен вигідно виділятися серед інших претендентів.
людина повинна бути відповідальним
Фото: pixabay.com
пунктуальність
Проблема багатьох людей - звичка запізнюватися. Якщо претендент на посаду запізнився на співбесіду, то можете відразу говорити йому «ні». Так, в житті трапляється всяке, але будь-яка людина може зателефонувати і попередити про запізнення, якщо йому дійсно важливо отримати цю роботу. Причому приїжджати варто трохи заздалегідь - на 3-5 хвилин. Перед важливим дзвінком теж варто сісти і заспокоїтися, привести голос в порядок, щоб говорити впевнено і конкретно.
відмінна пам'ять
Якщо ви один раз позначили асистентові завдання, а він про неї забув і не виконав, то потрібно його попередити, а при повторенні звільнити. Під час співбесіди пропонуйте кандидатам вирішити уявні ситуації і дайте тестове завдання на реальну задачу - зателефонувати, купити або призначити зустріч. Хороший асистент завжди веде облік завдань керівника в спеціалізованих програмах і контролює дотримання дедлайнів.
мобільність
Краще, якщо у вашого помічника буде особистий транспорт - так він зможе швидше виконувати справи. Однак за таку «опцію» доведеться збільшити заробітну плату майбутнього співробітника. В іншому випадку на вас лежить обов'язок по оплаті таксі і проїзного - буде нечесно, якщо асистентові доведеться витрачати на проїзд власні гроші. Важливо, щоб людина добре орієнтувався в місті, або вмів користуватися онлайн-картами.
людина буде відповідальним за свої розклади
Фото: pixabay.com
Знання комп'ютерних програм
Ваш особистий помічник повинен планувати розклад - на рік, місяць, тиждень і кожен день. Для зручності йому доведеться користуватися спеціальним програмним забезпеченням. Одночасно ви можете ставити йому завдання, вносячи їх у програму - після закінчення він відзначить їх виконання. Добре, якщо він буде вміти користуватися різними операційними системами, усіма соціальними мережами і програмами для відео і аудіо дзвінків. Також важливим є вміння вести ділову переписку і створювати короткі рекламні тексти. Чим більше буде знань у кандидата, тим вище його шанси отримати роботу.